Vacature management assistent

(0,6-1,0 FTE)

Daarom zijn wij op zoek naar collega die de inkoopmanagers op een plezierige manier ondersteunt met coördinerende, administratieve en secretariële werkzaamheden. We hebben voldoende werk, wellicht voor 2 parttimers of 1 fulltimer, in ieder geval zijn wij op zoek naar die persoon die wil werken op dinsdag en donderdag. Het is een veelzijdige functie binnen ons team in Schijndel waarbij wij samen een groei in onze organisatie en dienstverlening willen bereiken. 

Hierbij een aantal werkzaamheden op een rijtje:

  • Agendabeheer; bijvoorbeeld groepsafspraken maken. Je bent op de hoogte van de agenda’s van alle inkoopmanagers. Je weet wanneer er een belangrijke bijeenkomst of deadline is en zorgt dat iedereen daarvan op de hoogte is. Wil iemand van buiten je organisatie een afspraak met een inkoopmanager of directie inplannen? Jij zorgt ervoor dat er geen dubbele afspraken ontstaan!
  • Mailboxen bijhouden; naast je eigen mailbox en die van Contractables kun je ook mailboxen bijhouden waar nodig van collega’s om taken over te nemen, te prioriteren, te beantwoorden of te delegeren.
  • Telefoon aannemen of bellen om een afspraak in te plannen; probeert een opdrachtgever of leverancier een inkoper te pakken te krijgen? Dan sta jij de beller vriendelijk te woord en maakt een terugbelverzoek, vervolgafspraak of verbind deze door met de juiste persoon.
  • Het (digitaal) archief bijhouden van contracten, notulen, beleid en aanbestedingen op de drive binnen onze Google omgeving.
  • Vergaderingen plannen en notuleren; je verzorgt de afspraak en verslaglegging en bewaakt de daaruit voortkomende acties. Het is jouw taak om te zorgen dat iedere betrokkene op de hoogte is en zich goed kan voorbereiden. Je plant zelf afspraken in en communiceert dit met alle betrokkenen.
  • Administratieve taken, zoals beleid schrijven, teksten controleren en publiceren en contractbeheer
  • Website beheren waarbij je zorgt voor vindbaarheid en actualiteit.
  • Enkele facilitaire taken zoals het regelen van kaartje, attenties voor klanten en interne lunches.
  • Ad hoc werkzaamheden zoals bovenstaand die nog te bedenken zijn door jou!

We kunnen nog wel veel meer opnoemen maar hopen eigenlijk dat je dat zelf kan bedenken en kan aanvullen.

Deze veelzijdigheid en vrijheid maakt de functie aantrekkelijk en afwisselend en laat zien dat snel schakelen de uitdaging wordt waarbij we je vragen met ons mee te denken. Je werkt primair samen met de inkoopmanagers en fungeert als vraagbaak en aanspreekpunt.

We zijn op zoek naar collega’s met de volgende competenties:

  • Sterke communicatievaardigheden; zowel schriftelijk als mondeling, al spreekt dat voor zich.
  • Nauwkeurigheid; vanwege je administratieve werkzaamheden en om de boel in het gareel te houden.
  • Doelgerichtheid; vanwege de vele taken die op je bord liggen.
  • Sociale vaardigheden; omdat je vaak betrokken bent bij werkzaamheden van je collega inkopers en opdrachtgevers die je ondersteunt. Je moet met verschillende type mensen kunnen omgaan en bent een verbinder en het visitekaartje.
  • Organisatietalent; je wordt vaak gevraagd een bijeenkomst te organiseren, van meeting tot leveranciersgesprek.
  • Assertiviteit; omdat je in deze functie je eigen grenzen moet kunnen aangeven en regie moet kunnen nemen.
  • Zelfstandig werkend; je kunt goed alleen werken of in teamverband en vooruit willen denken en daar naar handelen.
  • Beschik je over meer competenties die wij niet opnoemen? Vertel het ons en wij zijn vast enthousiast!

Lijkt het je zo leuk om bij Contractables te werken, maar ben je toevallig beter in het begeleiden van aanbestedingstrajecten, contractbeheer of kwaliteitsmetingen of beschik je over een andere expertise die aansluit op onze dienstverlening? Bel of mail dan ook gerust want ook daar hebben wij nog lege bureaustoelen voor! info@contractables.nl

Contact

Rooiseweg 12
5481 SJ Schijndel
T: (085) 021 20 81
E: info@contractables.nl

Inlog klanten >

Contractables - Algemene voorwaarden

Delen