Aanbesteden schoonmaak
Kwalitatieve inkoop en subjectieve beoordelingen

Schoonmaak is een van de moeilijkste productgroepen om in te kopen. Het is mensen werk en een niet functionerende schoonmaak valt iedereen direct op. Veel schoonmaak trajecten zijn op basis van KPI’s (Prestatie-indicatoren) ingekocht, wat niet altijd tot betere dienstverlening geleid heeft. Trajecten zijn door opdrachtgevers steeds “strakker” in de markt gezet, met zeer gedetailleerde bestekken en hoge eisen; de schoonmaakbedrijven kregen geen ruimte voor eigen inbreng. Het resultaat: ogenschijnlijk dichtgetimmerde contracten voor lage prijzen. Schoonmaak bedrijven werden gedwongen strategisch in te schrijven en stemden de offerte volledig af op het verkrijgen van de best mogelijke beoordelingspunten. Dit met de wetenschap dat, vanwege de lage uurlonen en de te hoge productienormen ten aanzien van het aantal m2 per uur, discussies met de opdrachtgever gedurende de contractperiode gegarandeerd zouden volgen. Om dit te voorkomen adviseren wij schoonmaak dienstverlening in te kopen volgens de “Code Verantwoordelijke Marktgedrag”.

Om de offerteaanvraag, aanbestedingsprocedure of inbestedingsprocedure goed uit te kunnen voeren is het van belang op de juiste wijze te inventariseren. Niet alleen de gebouwen maar ook de wensen van de medewerkers en gebruikers van de gebouwen. Door goed door te vragen waar precies de aandachtspunten liggen komen we niet alleen achter wat belangrijk gevonden wordt maar creëren we ook draagvlak binnen de organisatie om het beste uit de aanbesteding te halen. Iedereen wil tenslotte gebruik maken van een schone, en dus gezonde, werkomgeving.

De uitkomsten van de inventarisatie moeten verwerkt worden tot een aanbesteding. Hierbij is het enorm belangrijk goed te weten wat je werkelijk vraagt en daarvoor is marktkennis absoluut essentieel. Waar aanvragen voorheen vaak inspanningsgericht waren, wordt tegenwoordig steeds meer op een resultaatgerichte wijze aanbesteed.

Hierbij wordt de opdrachtnemer niet afgerekend op basis van de bestede tijd maar op de geleverde kwaliteit. Maar kan juist optimaal gebruik gemaakt worden van de expertise en professionaliteit van de opdrachtnemer. Deze opdrachtnemer kan tenslotte zelf invullen op welke wijze het vastgelegde resultaat gerealiseerd wordt. Toetsing van de kwaliteit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van de AQL normen uit de VSR (Vereniging Schoonmaak Research) systematiek.

De uitkomsten van de inventarisatie moeten verwerkt worden tot een aanbesteding. Hierbij is het enorm belangrijk goed te weten wat je werkelijk vraagt en daarvoor is marktkennis absoluut essentieel. Waar aanvragen voorheen vaak inspanningsgericht waren, wordt tegenwoordig steeds meer op een resultaatgerichte wijze aanbesteed. Hierbij wordt de opdrachtnemer niet afgerekend op basis van de bestede tijd maar op de geleverde kwaliteit. Maar kan juist optimaal gebruik gemaakt worden van de expertise en professionaliteit van de opdrachtnemer.

Deze opdrachtnemer kan tenslotte zelf invullen op welke wijze het vastgelegde resultaat gerealiseerd wordt. Toetsing van de kwaliteit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van de AQL normen uit de VSR (Vereniging Schoonmaak Research) systematiek.Uit ervaring weten we dat het niet zinvol is het de markt onnodig moeilijk te maken. De uitvraag moet helder en duidelijk geformeerd worden en de beoordelingsmethodiek moet doordacht zijn om strategische inschrijving op voorhand te kunnen voorkomen. Prijzen van meer- en minderwerk dienen op voorhand beschreven en vastgelegd te zijn om discussies gedurende de contractperiode te voorkomen.

Gunning
Het gunningsmodel kan uiteraard ook bij de inkoop van schoonmaak dienstverlening op verschillende wijze ingezet worden. Zo is er het “Vasteprijs Model”. Hierbij geeft de opdrachtgever aan wat hij het budget voor schoonmaakdiensten is. De leveranciers benoemen welke werkzaamheden ze voor dit bedrag uitvoeren en welke kwaliteit verwacht mag worden.

Bij “Value For Money” wordt gekeken naar de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Bij “Gunning Op Waarde” worden kwaliteitspunten boven een bepaald minimum omgezet in waarde. Deze waarde (virituele korting) wordt afgetrokken van de inschrijvingsprijs. De laagste Virtuele prijs is de winnaar.

Bij “Prestatie Inkoop” krijgen aanbieders maximale vrijheid om onderscheidend te zijn. De aanbieding bij prestatie inkoop bestaat uit een prijs, Past Performance Information, een RAVA-plan (Risk Assessment ans Valeu Added plan) en een planning. Het RAVA-plan en de planning worden beoordeeld door het inkoopteam en filteren (mogelijk) een aantal aanbieders uit het proces. De overgebleven aanbieders worden door het projectteam geïnterviewd. De ranking wordt gemaakt op basis van de scoren op het RAVA-plan, de planning, de interviews en de past-performance informatie.

Uiteraard is ook het bewaken van de kwaliteit van de schoonmaak binnen het onderwijs enorm belangrijk. Dit kan onder andere gedaan worden middels contractmanagement en VSR-controles.

Contractables helpt u graag met het inkopen van deze complexe materie. Hierbij ontzorgen we u graag van A tot Z. Wilt u zelf bepaalde fase oppakken en ons als kennisinstrument gebruiken dan is dat uiteraard ook mogelijk.

Graag komen we kennis met u maken. Hiervoor kunt u via onderstaande link een terugbelverzoek achterlaten of zelfs direct online een vrijblijvende afspraak met ons inplannen op een tijdstip dat het u uitkomt.

Auteur: Jasper van Heeswijk
Datum: 14-03-2015

Contractables

Maak kennis met uw inkoopmanager. Deze professionele inkoopadviseur van Contractables ondersteunt uw onderneming met raad en daad. Achter uw persoonlijke inkoopmanager staat een sterk team van segment specialisten. Eén contactpersoon met de kennis van van een heel team;
alleen zo komt u tot de beste producten en passende diensten.

Contact
Rooiseweg 12
5481 SJ Schijndel
T: (085) 021 20 81
E: info@contractables.nl