Aanbesteden administratiekantoor
Wel of niet aanbestedingsplichtig?

Moet ik mijn administratiekantoor aanbesteden?
Met enige regelmaat horen wij van onze klanten dat het administratiekantoor niet aanbesteed hoefde te worden omdat het een 2B-dienst zou betreffen, vallende in de categorie 27 overige diensten. Helaas is dat niet zo.
De dienstverlening van het Administratiekantoor valt binnen “2A-diensten”. De volgende categorieën hebben betrekking op AK werkzaamheden: 9. Accountants en boekhouders, of anders 11. advies inzake bedrijfsvoering en beheer van aanverwante diensten. Het 2A-diensten regime is hier van toepassing. Ook de opdrachtwaarde van een administratiekantoor komt (bijna) altijd boven de drempelwaarde van € 207.000,- uit. (Uitgaande van de verplichte kostensom over 48 maanden) Het orderbedrag en de dienstencategorie verplichten schoolbesturen de Europese aanbestedingsregels te volgen.

Wijzigingen per 16 april 2016
Wat verandert er per april 2016 in de regelgeving omtrent het aanbesteden van een AK-contract? Sowieso vervalt de verdeling in 2A- en 2B-diensten, dus daar kan geen onderscheid in worden gemaakt. Ook hier horen wij soms dat het toch mogelijk is gebruik te maken van Europese “Bijzondere Procedures” zoals de “Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking” of de “concurrentiegerichte dialoog”. Deze Bijzondere Procedures mogen ingezet worden wanneer onder andere wordt voldaan aan de volgende eisen:

1.De behoefte kan niet vervuld kan worden door gemakkelijk verkrijgbare oplossingen.
gaat over innovatie en technisch ingewikkelde diensten en producten.
2. Aan deze eisen voldoen de diensten die een AK aanbiedt niet. Waardoor ook in de nieuwe regelgeving zal het contract voor een AK “gewoon” onder Europees regime aanbesteed moet worden.

Inkoopbeheersing en het onderwijsaccountantsprotocol
Naast de veranderende regelgeving omtrent de huidige 2A en 2B diensten zal de interne beheerding van inkoop steeds “strakker” gecontroleerd worden door je accountant. Waar in 2013 nog een kwalitatieve tolerantie gold, gold die in 2014 al niet meer en zal deze ook niet gelden in het onderwijsaccountantsprotocol van 2015. Wat houdt dat in?

Wat betreft inkoop zal je instellingsaccountant verwachten dat de interne beheersing rondom inkoop en aanbesteden op orde is. Je moet dus aan kunnen geven waarom je wat op welke wijze hebt aanbesteed en dient te voldoen aan de Aanbestedingswet 2012 (AW2012) en de daaraan gelieerde Gids Proportionaliteit. De Gids Proportionaliteit regelt dat contracten met een waarde groter dan € 50.000 meervoudig onderhands aanbesteed dienen te worden. Daarnaast dient er een inkoopplan te zijn waarin duidelijk te zien is dat het inkoopbeleid “onder controle” is en professioneel uitgevoerd wordt.

Contractables, slimmer inkopen!
Speciaal voor onderwijsinstelling heeft contractables een rapportage ontwikkeld waarmee snel vast te stellen is hoe de “spend” en besparingsmogelijkheden er uit zien en in hoeverre je inkoopfunctie “in control” is. We geven advies en aanbevelingen over het optimaliseren van de interne beheersing van inkoop, en hoe dit te implementeren. Contractables maken de inkoop voor je organisatie slimmer. We voeren (Europese) aanbestedingen en operationele inkoopdiensten uit. Neem contact met ons op via info@contractables.nl of 085-021.20.81.