De inkoop professionals van Contractables leveren veel geld en rechtmatige inkoop op.

Als bestuurder heeft Thomas Landman aan Contractables opdracht gegeven de inkoopfunctie binnen Onze Wijs te professionaliseren. Zoals bijna alle schoolbesturen was ook Onze Wijs op zoek naar grip. Grip op inkoop en het bijbehorende materiële budget. Ook had het bestuur het gevoel dat er fors op materiële uitgaven bespaard kon worden. Landman hierover: “Besturen wordt geadviseerd een inkoopbeleid op te stellen en zijn wettelijk verplicht aanbestedingen volgens de geldende regelgeving uit te voeren. Dat inkoop binnen het onderwijs dikwijls geen prioriteit heeft is zonde, want met professionele inkoop is enorm veel te verbeteren én te verdienen. Als schoolbestuur mag je dat niet laten liggen.”

Onze Wijs is een scholengroep van 11 scholen met in totaal 3.000 leerlingen in de gemeenten Middelburg en Vlissingen. Landman is voor zijn aanstelling als bestuurder onder andere werkzaam geweest bij het ministerie van OCW en heeft als Senior-Adviseur bij KPC Groep verschillende schoolbesturen bijgestaan op strategische vraagstukken. Onze Wijs is ontstaan uit een fusie van twee schoolbesturen; inkoop lag grotendeels op het bord van de individuele schooldirecteuren en was niet belegd op bestuursniveau. Iedere directeur kocht in voor zijn of haar locatie. “Er was geen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ondanks dat we ons ervan bewust waren dat er veel voordelen te behalen waren gaf een opmerking van de accountant ons het spreekwoordelijke laatste zetje ermee te starten. Aangezien inkoop een vak apart is, heeft Onze Wijs het inrichten en uitvoeren van de inkoopfunctie uitbesteed aan de onderwijs inkoopspecialisten van Contractables.”

Referentie MSA: Aanbesteding ICT-hardware

Hogere leveranciersbijdrage én besparen op inkoopkosten

Meer lezen

Referentie CPOV: Aanbesteding repro

"Naast een scherpe prijs zijn voorwaarden erg belangrijk voor CPOV" 

Meer lezen

Professionaliseren van inkoop:

Inkopen in de publieke sector draait om rechtmatigheid (wordt de geldende wet- en regelgeving toegepast?) en doelmatigheid (wordt er maximale waarde gecreëerd?). Het borgen van deze thema’s wordt uitgevoerd door Contractables. Het vergt veel kennis van deze specifieke wet- en regelgeving en de toepasbaarheid van de beschikbare producten en diensten. “Omdat Contractables voor veel meer scholengroepen inkoop verzorgt, zijn ze continu betrokken bij het inkopen van bijvoorbeeld een online leer omgeving (OLO) of schoonmaakcontract. Ze kennen Onze Wijs en kunnen de uitvraag daar goed op inrichten. Daarnaast is het goedkoper dan het aanstellen van een eigen medewerker, die nooit over dezelfde kennis kan beschikken als het team van Contractables.”

Grip op inkoop:

Het professionaliseren van de inkoopfunctie start met het verkrijgen van inzage in de uitgaven en de inkoopfunctie. Contractables is gestart met een inkoopanalyse (spendanalyse), er is een analyse gemaakt van alle financiële gegevens die verbonden zijn aan inkoop en aanbestedingen. “We kregen inzage in alles waarvoor we een factuur ontvangen. Hoeveel geven we exact uit aan productgroepen zoals schoonmaak, ICT, alarmopvolging en telecom. Hoeveel leveranciers we hebben per productgroep en hoeveel facturen we jaarlijks per leverancier en productgroep ontvingen. De uitkomsten waren voor ons een eyeopener.” Gaat Landman verder. “We hadden niet verwacht dat er binnen onze inkoopfunctie zo veel optimalisatiemogelijkheden waren. Niet alleen wat betreft de directe besparingen maar ook op het aantal inkomende facturen en het beperken van het aantal leveranciers.” Ook heeft Contractables een contractenregister opgebouwd. Het heeft twee maanden gekost alle contracten op tafel te krijgen. Contracten die op schoolniveau waren afgesloten waren niet altijd bekend op het bestuursbureau, getekend door niet bevoegde medewerkers of zelfs in zijn geheel niet getekend.

De verkregen gegevens zijn verwerkt in een inkoopplan. Met het opstellen van het inkoopplan is ook een procuratieschema opgesteld en een inkoopbeleid geformuleerd. Hiermee is voor iedere medewerker van Onze Wijs duidelijk welke procedure gevolgd dient te worden. Het opgestelde inkoopbeleid voldoet volledig aan de normen zoals beschreven in het onderwijs accountantsprotocol waarmee accountants onderwijsinstellingen toetsen of inkoop rechtmatig en doelmatig uit gevoerd wordt. “Binnen Onze Wijs is gekozen voor een strategie waarbij inkoop centraal georganiseerd wordt en decentraal op de scholen wordt uitgevoerd. Binnen het onderwijs een veel toegepaste strategie, omdat schooldirecteuren hun autonomie graag behouden, zeker op productgroepen die de identiteit van de school beïnvloeden.”

Contractables voor Onze Wijs:

Inmiddels loopt de strategische samenwerking tussen Onze Wijs en Contractables iets meer dan een jaar. Naast ondersteuning op strategisch vlak voeren de inkoopexperts van Contractables ook de aanbestedingen voor Onze Wijs uit. “Het is voor ons erg prettig. Contractables kent ons beleid, het bestuur en de collega’s. Hierdoor zijn ze echt een verlengstuk van onze organisatie geworden. De aanpak van Contractables wekt vertrouwen onder onze medewerkers, de aanpak is helder en persoonlijk waarbij we altijd onze eigen keuzes blijven maken. Contractables ondersteunt Onze Wijs bij het selecteren van de passende leverancier door het proces in goede banen te leiden. Ze zijn op de hoogte van de mogelijkheden binnen de markt en hoe deze mogelijkheden bij onze organisatie passen.”

Contractables maakt bij aanbestedingen gebruik van inkoopsoftware. Landman: “Het werkt enorm efficiënt en transparant. Wat is de gestelde vraag, wat is het antwoord van de leveranciers en welk cijfer ken ik eraan toe.

Besparen:

Dat het onderwijs financieel onder druk staat is geen geheim. Landman: “We moesten gewoon besparen op onze uitgaven. Dat doe je als scholengroep dan liever op de materiële kosten dan op personeel.” Uit de spend analyse bleek bijvoorbeeld dat Onze Wijs meer dan 100 leveranciers had voor verbruiksmaterialen zoals pennen en potloden. “Dat kan natuurlijk niet, al die leveranciers moeten aangemaakt worden en facturen moeten worden verwerkt. Contractables is op dit moment druk bezig dit enorme aantal terug te brengen naar maximaal 10 leveranciers, die niet per bestelling een factuur sturen maar één verzamelfactuur per maand. De verwerking van een factuur kost ongeveer € 25,-, een enorme kans dus.”

Niet alleen op verborgen administratieve processen was veel voordeel te behalen, ook het opnieuw aanbesteden van contracten bleek erg lucratief. Landman hierover: “We willen zeker besparen op onze materiële uitgaven, maar dat is niet de primaire doelstelling. We zijn altijd op zoek naar de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Een contract uitknijpen is niet moeilijk, het inkopen van de best mogelijke dienstverlening voor de juiste prijs wel. Een extra besparing is snel vergeten wanneer de dienstverlening hapert. Collega’s willen lesgeven en wij moeten dat als bestuur faciliteren. Contractables omschrijft het zelf heel mooi: het moet zo vanzelfsprekend zijn als water uit de kraan.”

Kosten en opbrengsten:

Inkoop binnen Onze Wijs was bijzaak. “We hadden dan ook geen potje klaarstaan voor inkoopdienstverlening.” Gaat Landman verder. “Achteraf wel vreemd, Onze Wijs besteedt per jaar ongeveer € 3.000.000,- aan materiële uitgave maar dat is nooit professioneel beheerd. De complete dienstverlening van Contractables kost ongeveer 0,75% van dit bedrag. In het eerste jaar hebben we op afgeronde inkooptrajecten een jaarlijks terugkomende besparing gerealiseerd van € 379.000,-. Enkel op de uitgave, de indirecte besparing op de administratieve processen komt daar nog bij. En omdat we nog lang niet alle productgroepen aanbesteed hebben zal deze besparing nog verder oplopen.”

“Contractables heeft Onze Wijs niet alleen veel geld maar ook veel tijd bespaard. We hebben controle over onze inkoop, weten waar we aan toe zijn en hebben een sterke dienstverlener achter ons staan.”

Contractables

Maak kennis met uw inkoopmanager. Deze professionele inkoopadviseur van Contractables ondersteunt uw onderneming met raad en daad. Achter uw persoonlijke inkoopmanager staat een sterk team van segment specialisten. Eén contactpersoon met de kennis van van een heel team;
alleen zo komt u tot de beste producten en passende diensten.

Contact
Rooiseweg 12
5481 SJ Schijndel
T: (085) 021 20 81
E: info@contractables.nl
Inlog klanten >

Contractables