Europees aanbesteden ICT-Hardware: besparen en ontzorgen

Stichting Montessori Scholengemeenschap Amsterdam is een scholengemeenschap voor voortgezet Montessori-onderwijs in Amsterdam. Op haar vier locaties voorziet MSA ruim 4.100 leerlingen van kwalitatief en hoogstaand voortgezet montessori-onderwijs. MSA heeft onlangs, met ondersteuning door Contractables, een Europese aanbestedingsprocedure voor ICT-hardware doorlopen.

Door Sigrid Leemans, Hoofd ICT MSA.

Begeleiding Europese aanbesteding aanbesteding ICT hardware

De MSA heeft zich uitgebreid georiënteerd en laten voorlichten door diverse aanbestedingsspecialisten. Vanwege de heldere communicatie, no-nonsens aanpak en gunstige prijs-kwaliteits verhouding is gekozen voor begeleiding door Contractables.

Dat bij ICT-Hardware gedacht wordt aan het bestellen van beeldschermen, laptops en tablets is logisch. Dat ook de dienstverlening achter deze producten erg belangrijk is wordt weleens vergeten. De MSA bestelt bijvoorbeeld jaarlijks ongeveer 100 laptops, 300 pc’s en tientallen Apple producten. De logistieke afhandeling hiervan is een aanzienlijke belasting op de capaciteit van de ICT-afdeling, die met de toenemende digitalisatie binnen het onderwijs steeds meer taken krijgt terwijl budgetten hier altijd in kunnen meegroeien.

De insteek van de procedure was te komen tot een meerjaren overeenkomst met 3 partijen,  dit om ook in de komende jaren bij zowel grote als kleinere bestellingen verzekerd te zijn van de benodigde marktwerking om te komen tot concurrerende prijzen.

Bij de start van het traject bleek dat MSA behoefte had op zeer korte termijn een behoorlijke bestelling te plaatsen. Op advies van Contractables hebben we hiervoor een meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd om te voorkomen dat de continuïteit in het geding zou komen. Hierdoor kregen we ook meer lucht om de Europese procedure, zonder enorme druk op de ketel, te kunnen doorlopen.

Referentie Onze Wijs: Inkoopdiensten

De inkoop professionals van Contractables leveren veel geld en rechtmatige inkoop op.

Meer lezen

Referentie CPOV: Aanbesteding repro

"Naast een scherpe prijs zijn voorwaarden erg belangrijk voor CPOV"

Meer lezen

De rol van Contractables

Samen met Contractables is achterhaald wat wij nou écht belangrijk vinden bij het selecteren van een leverancier. Deze wensen zijn door Contractables vertaald in kwaliteitsvragen waarop ICT-leveranciers zich konden onderscheiden. Daarnaast hebben we gezamenlijk een pakket van eisen opgesteld waaraan leveranciers minimaal moeten voldoen. Contractables heeft ervoor gezorgd dat de voorwaarden achter de overeenkomst in orde zijn. Ook is MSA volledig ontzorgd omtrent de toepassing van de aanbestedingsregels en het zorgdragen voor de plaatsing van de juiste en goed geformuleerde documenten op Tenderned.

Speerpunten voor MSA waren (naast uiteraard een goede prijs):

  • Service bij bestelling; hoe garandeert een leverancier een soepel bestelproces.
  • Service bij calamiteiten; hoe gaat een leverancier bijvoorbeeld om met defecte apparatuur en op welke wijze wordt de MSA hierbij zo veel mogelijk ontlast.
  • Service bij aflevering: het uitgepakt aanleveren van apparatuur en het aanbrengen van een (onuitwisbaar) kenmerk. Tevens het voorzien van de juiste images en het aanleveren van de door de MSA gewenste documentatie. Iets dat voorheen in eigen beheer uitgevoerd is.
  • Flexibiliteit en een goede en directe communicatie met de drie raamcontractanten, die bij voorkeur ook zouden aansluiten op het gewenste leveranciersprofiel dat samen met Contractables opgesteld is.

Onze ervaring met Contractables:

Zowel de onderhandse aanbesteding voor de spoedlevering als de Europese aanbesteding voor de raamovereenkomst is voor de MSA naar wens verlopen.

Kort gezegd: we hebben precies gekregen wat we wilden; minder druk op de interne organisatie én besparen op de aanschafkosten van front-end hardware.

De omvang van een Europese aanbesteding ICT hardware hebben we aanvankelijk onderschat. Een dergelijk traject dwingt je heel goed na te denken over de wensen en eisen die je als scholengroep hebt, zowel voor ons als ICT-afdeling maar ook vanuit de financiële administratie en de gebruikers op de verschillende locaties.

We zijn vanuit Contractables ondersteund door Jasper van Heeswijk. Jasper heeft duidelijk merkbare ervaring met dergelijke ICT aanbestedingen, dat bleek onder andere uit de wijze waarop onze wensen omgezet zijn in kwaliteitsvragen en de toelichting ten aanzien van de consequenties die een bepaalde wegingsfactor of eis binnen het aanbestedingstraject kan krijgen. Ook bij te nemen beslissingen zijn we altijd duidelijk maar nooit sturend geadviseerd.

Fysieke afspraken vonden plaats wanneer nodig, zoals procedureel belangrijke beslismomenten. Verdere communicatie verliep grotendeels digitaal. Alle documenten zijn gedurende het traject door Contractables ondergebracht in een online portal en ontvingen we tijdig informatie over welke acties van MSA verwacht werden. Jasper reageerde zeer snel op alle vragen per mail of telefoon van onze kant en heeft altijd ruim de tijd genomen om alles goed uit te leggen.

De MSA heeft de ondersteuning door en samenwerking met Contractables en Jasper als zeer positief ervaren, wij kunnen Contractables dan ook van harte aanraden bij collega besturen.

Sigrid Leemans, hoofd ICT MSA

Contractables

Maak kennis met uw inkoopmanager. Deze professionele inkoopadviseur van Contractables ondersteunt uw onderneming met raad en daad. Achter uw persoonlijke inkoopmanager staat een sterk team van segment specialisten. Eén contactpersoon met de kennis van van een heel team;
alleen zo komt u tot de beste producten en passende diensten.

Contact
Rooiseweg 12
5481 SJ Schijndel
T: (085) 021 20 81
E: info@contractables.nl
Inlog klanten >

Contractables